Nachdem vor einigen Jahren von jetzt auf gleich ganze Unternehmen im Zuge der Corona Pandemie die Arbeit vom Office ins Homeoffice verlagern mussten, beginnt jetzt wieder eine Phase der Veränderung. Die Frage jetzt ist: Wie gestalten wir eine gute Zusammenarbeit mit allen Möglichkeiten, die sich zwischen der Arbeit im Homeoffice und Begegnungen in Büros ergeben.
In der DB Systel blicken wir auf den großen Erfolg zurück, dass zigtausende Büroarbeitsplätze innerhalb von nur einer Woche zu Homeoffice-Arbeitsplätzen gemacht werden konnten. Vor der Pandemie konnten sich viele kaum vorstellen, dass eine Zusammenarbeit rein virtuell funktionieren kann. Der Gegenbeweis ist an vielen Stellen eindrucksvoll erbracht. Manche alte Vorstellungen – zum Beispiel schlecht funktionierende Technik oder die Lernfähigkeit aller Menschen, sich mit einer anderen Art zu(ssammen zu)arbeiten zu arrangieren – haben sich als antiquiert und oft schlichtweg falsch herausgestellt. Menschen haben hohe (teilweise auch persönliche) Anstrengungen unternommen und viel Kreativität freigesetzt, um sich persönlich gut mit der veränderten Situation zu arrangieren. Manche Lebensentwürfe wurden leicht angepasst, andere teilweise radikal umgestellt. Arbeitsmodelle in Partnerschaften und Familien wurden überdacht, Haustiere oder neue Hobbies wurden sich zugelegt und mehr.
Auch für Arbeitgeber haben sich Dinge verändert. Mittlerweile spielt für viele Unternehmen der Wohnort und die Nähe zum Standort des Arbeitgebers eine untergeordnete Rolle, Experten können landes- oder gar weltweit gewonnen werden. Reiseaufwände haben sich verändert, teure Büroflächen können anders genutzt oder sogar komplett abgestoßen werden. Insgesamt ist es beeindruckend zu sehen, welche Veränderungskraft entsteht, wenn die Notwendigkeit zur Veränderung von einem überwiegenden Teil der betroffenen Menschen gesehen wird, auch wenn man dabei nicht aus den Augen verlieren sollte, dass dieser Kraft-Aufwand eben auch Kraft gekostet hat und teilweise täglich weiterhin Kraft kostet.
Alles hat auch seine Nachteile
Wie das also immer so ist: Alles hat seine Vor- und auch seine Nachteile. Manche Risiken, die einige Kritiker von rein virtueller Zusammenarbeit vorab gesehen, haben sich nicht eingestellt. Manche Herausforderungen, die gesehen wurden, bestehen weiterhin. Manchen Schwierigkeiten, die vorab nicht zu sehen waren, muss jetzt begegnet werden. Nachdem die aus der Corona Pandemie bekannten Einschränkungen weltweit wieder aufgehoben wurden bedeutet das für mich, dass aktuelle Situationen sowohl individuell und persönlich zum Beispiel in Partnerschaften und Familien, als auch in Unternehmen wieder neu betrachtet werden können und sollten. Welche Möglichkeiten ergeben sich mit dem erlernten Wissen und der ausgebauten Technik, was funktioniert großartig und sollte unbedingt erhalten werden und an welchen Stellen können wir die neuen Möglichkeiten, die sich (wieder) ergeben, für uns nutzen?
Neben allen Vorteilen, die vor allem auf der individuellen Ebene liegen und sicher vielen Menschen präsent sind und die nicht aufgegeben werden wollen, sehe und erlebe ich vor allem drei große Nachteile für Unternehmen. Vor allem für den dritten Punkt möchte ich eine einfache Möglichkeit anbieten, die eine Unterstützung sein kann.
- Der Aufwand für die Koordination steigt
- Es muss mehr ausgehandelt werden
- Eine gute Verbindung zwischen Menschen herzustellen wird schwieriger
Der Aufwand für die Koordination steigt
Was in einer Präsenzarbeitsumgebung auf dem Flur oder zwischen Tür und Angel möglich ist, muss bei einer Zusammenarbeit in verteilten Homeoffices explizit koordiniert werden. Da viele viel Zeit in Telefon- oder Videokonferenzterminen verbringen, wird ein “mal eben schnell anrufen” immer schwerer möglich. Also müssen auch für kürzeste Abstimmungen Termine ausgemacht werden, die selten 15 Minuten unterschreiten. Termine, die dicht an dicht liegen, lassen solche kurzen Abstimmungen kurzfristig kaum noch zu. Also müssen sie entweder längerfristig geplant werden, oder Betroffene müssen kurzfristig ihre Terminplanung überarbeiten, um notwendige AdHoc-Themen besprechen zu können.
Es muss mehr ausgehandelt werden
Die größere Individualisierung führt notwendigerweise zu mehr Aushandlungsprozessen. Das betrifft auf der einen Seite bereits die Terminkoordination auf der Arbeit. Termine liegen parallel und es werden häufig eher ganze Verteiler eingeladen, statt genau zu definieren, wen man eigentlich in dem Termin braucht. Also muss jeder Einzelne bei vielen Terminen immer wieder neu mit sich und den anderen Teilnehmenden der Termine aushandeln, ob und wie sehr die eigene Teilnahme erforderlich ist. Jetzt kann man sagen, dass es diese Schwierigkeiten in Präsenzsituationen auch geben kann. Und das stimmt. Ich habe das zu der Zeit aber weit weniger oft und auch bei einem kleineren Personenkreis erlebt. Und damit endet die Schwierigkeit noch nicht.
Im Homeoffice müssen diese Termine zusätzlich mit den Bedarfen aus dem privaten Umfeld zusammen gebracht werden. Vom Postboten über den Handwerker oder Möbellieferanten über Partner, Kinder, Freunde und weitere Familie bis hin zu den eigenen Haustieren müssen unterschiedliche Verantwortlichkeiten, die in Entscheidungen und auch Terminen münden, irgendwie koordiniert werden. Die einfachere Struktur früher – man verbringt Arbeit im Office, arbeitet dort und ist erst danach verfügbar – hatte bei vielen Nachteilen auch den Vorteil, dass der Rahmen klarer und damit der Aufwand für die Aushandlung unterschiedlicher Bedürfnisse für viel mehr Menschen kleiner war.
Eine gute Verbindung zwischen Menschen herzustellen wird schwieriger
Viele haben vielleicht durch viele Monate und Jahre im Homeoffice verlernt oder vergessen, welche Dynamik Zusammenarbeit in Präsenz häufig hatte. Wer sich mittlerweile wieder hin und wieder zu gut organisierten Workshops oder kreativen Arbeitsaufgaben in Präsenz getroffen hat, konnte das wieder erleben und die Meisten in meinem Umfeld erfahren und erkennen die Vorteile. Gleichzeitig wollen bei allen bisher kurz angerissenen Schwierigkeiten die Meisten nicht wieder vollzeit zurück ins Office. Mir geht es auch so und ich denke auch, dass das in der Regel in vielen Berufen – beispielsweise der IT – nicht immer nötig ist.
Die Frage, die ich mir stelle ist, wie man das Beste aus beidem machen kann – und dazu gehört für mich auch die Frage, wie man auch im virtuellen Raum zwischen Kolleg:innen eine Verbindung schaffen kann, um diese wichtige Basis für eine gute Zusammenarbeit nicht nur in Präsenzterminen entwickeln zu können. Und um eine gute Verbindung zwischen Menschen auch in Homeoffice-Situationen herstellen zu können, braucht es gar nicht immer viel.
In Präsenzterminen starten Gruppen in der Regel mit einem Smalltalk und so banal die Gespräche über Wetter, Anreise, den letzten Abend oder andere einfache Dinge inhaltlich wirken mögen, so wenig sie vermutlich zum eigentlichen Thema eines Termins beitragen, so wichtig sind sie um sich auf Termine einlassen und konzentriert starten zu können. In Terminen in virtuellen Räumen wird sich diese Zeit oft nicht genommen und es wird direkt ins Thema gestartet. Damit wird eine gute Chance vertan, kontinuierlich an einer guten Verbindung zwischen den Menschen zu arbeiten oder diese überhaupt zu ermöglichen. Und da es in Remote-Terminen einfach ist, schweigend vor dem Bildschirm zu sitzen und zu warten, bis es losgeht, helfen hier konkrete verbindende Fragen zum Einstieg.
Für die nächsten Meetings im virtuellen Raum hier 15 tiefergehende Startfragen für Gespräche, die vielleicht mehr Verbindung herstellen, als ein kurzer “Schnack” über das Wetter:
- Auf was in deinem Leben freust du dich gerade am Meisten und warum?
- Was hat dich in letzter Zeit bei deiner Arbeit mit uns überrascht?
- An welchem Ziel können und sollten wir gemeinsam arbeiten?
- Was brauchst du heute oder in dieser Woche von mir?
- Welche Person bewunderst du gerade am Meisten und was bewunderst du an ihr?
- Mit Blick auf deine Arbeit, was sind die größten Herausforderungen, vor denen du gerade stehst?
- Von welcher Personen lernst du gerade am Meisten und was lernst du dabei?
- Wie würde in deiner Vorstellung zur aktuellen Jahreszeit der perfekte Tag für dich aussehen?
- Was würdest du gerne gemeinsam mit dieser Runde mal erleben?
- Welche Sache machen wir in dieser Runde besonders gut?
- Was hast du diese Woche bereits über dich selbst gelernt?
- Was brauchst du um das Gefühl zu haben, dass du wirklich umsorgt wirst?
- Was waren heute deine Höhepunkte, Tiefpunkte und unerwarteten Momente?
- Wenn du ganz weit zurück blickst, was ist deine früheste Erinnerung?
- Wem in deinem Leben hast du kürzlich Vertrauen geschenkt und warum?
Als ergänzender Hinweis: Welche Fragen gut gestellt werden können, hängt stark von der Gruppe ab, davon wie offen sie miteinander umgehen, wie lange sie sich schon kennen und Ähnliches. Ich würde im Kontext von Arbeit erst mal dazu tendieren, nur Fragen zu stellen, die im Arbeitskontext beantwortet werden können. Die Bereitschaft, Persönliches oder Privates zu teilen, kann in Unternehmen nicht erwartet oder vorausgesetzt werden.
Im kostenfrei zugänglichen Checkin-Generator gibt es eine ganze Reihe weiterer Fragen für den Start und auch das Ende von Terminen. Hast du weitere Fragen überlegt oder erlebt, die auch im virtuellen Raum geholfen haben, Verbindung aufzubauen, die du hier teilen kannst und willst?
(Das verwendete Bild ist von VenusPetrov – Vielen Dank!)