Mach mal Pause!

Hey. Wie geht’s? Wie läuft’s mit deinem Projekt? Gibt es Themen, um die du dir Sorgen machst?

Wann hast du eigentlich das letzte Mal die Gesamtsituation in den Fokus genommen, mit all ihren Facetten? Habt ihr das große Ganze noch im Blick? Haben alle ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Prioritäten? Sind eure Beziehungen intakt? Wie entwickelt sich die Motivation, wie gut funktioniert der Informations- und Wissensaustausch? Wird die Situation gerade eher besser oder schlechter? Wenn alles so weitergeht wie bisher, wo werdet ihr dann in einigen Monaten stehen?

Vor einigen Monaten erzählte mir eine Projektleiterin auf einem Event, wie sie ihr letztes Projekt aus der Krise geholt und erfolgreich abgeschlossen hatte. Eine Passage ließ mich aufhorchen: “Der wirkliche Durchbruch kam, als ein Meeting spontan abgesagt wurde und wir plötzlich zwei Stunden unverplante Zeit hatten. Ich und ein Kollege standen vor unserem Taskboard, dachten laut nach und spielten Ideen hin und her, und auf einmal sahen wir die Lösung…”

Einige solcher Erfolgsgeschichten habe ich über die Jahre gehört. Dabei fällt mir auf: Keine einzige Erfolgsgeschichte beginnt jemals mit “Ich wechselte gestresst von einem Meeting ins andere, und dabei hatte ich plötzlich die entscheidende Idee.” Eigenartig, wenn doch gestresst von einem Meeting ins andere zu wechseln in vielen Bürojobs der Normalzustand ist. Gute Ideen haben wir dabei eher selten. Ideen kommen uns beim Nachdenken, aber sichtbar Zeit zum Nachdenken zu haben, scheint mir in vielen Organisationen auf seltsame Art verpönt zu sein.

Es ist doch interessant, wie sehr selbst in der sogenannten Wissensgesellschaft unser Verständnis von Leistung noch industriell geprägt ist: Man kann arbeiten oder Pause machen, aber nicht beides gleichzeitig, und schon gar nicht am gleichen Ort. Wenn Menschen an ihrem Schreibtisch sitzen, tippen oder telefonieren oder in einem Meeting auf eine PowerPoint-Folie starren, dann arbeiten sie. Wenn sie sich in der Küche unterhalten, spazieren gehen, gedankenverloren vor einem leeren Whiteboard sitzen oder mit einem Kaffee in der Hand aus dem Fenster schauen, arbeiten sie nicht. In meiner Arbeit kam es in den letzten Jahren regelmäßig vor, dass ich mit Menschen im Büro in einer Sitzecke saß, einen Kaffee getrunken und leise über ein aktuelles Thema gesprochen habe – und zwangsläufig lief früher oder später jemand vorbei und sagte mit einem Augenzwinkern “Na, habt ihr heute nichts zu tun?”

Solche Witze sind nicht schlimm, aber für mich zeigen solche Situationen überdeutlich, wie in einer Organisation Leistung definiert wird, nämlich nicht über Wirksamkeit, sondern über Beschäftigung. Anstrengung wird mit Wertschöpfung gleichgesetzt. Klar, es gibt Tätigkeiten, bei denen man produktives Arbeiten und unproduktives Nichtstun auf den ersten Blick unterscheiden kann, aber Wissensarbeit gehört sicher nicht dazu. Wie eigenartig, wenn in Organisationen, die ihre Mitarbeitenden angeblich fürs Denken bezahlen, sichtbares Denken nicht wertgeschätzt wird. Bewusste Frei-Zeiten im Arbeitsalltag müssen aktiv erkämpft und laufend gerechtfertigt werden, obwohl doch geistige Arbeit nur selten vor einem Bildschirm stattfindet.

Ich will hier betonen, dass es mir nicht darum geht, den Wert von Pausen für Regeneration und Erholung hervorzuheben – dass regelmäßige Pausen wichtig sind, um langfristig produktiv bleiben zu können, versteht sich von selbst und ist wissenschaftlich gut belegt [1]. Mir geht es um den unmittelbaren wirtschaftlichen Nutzen, den bewusst geschaffene, aufgabenfreie Zeit für die Organisation erzeugen kann.

Das zweischneidige Schwert der Produktivität

Was ist wichtiger: Effizienz oder Effektivität? Intuitiv sagen viele, dass beides wichtig ist, und meinen damit, dass sowohl mehr Effektivität als auch mehr Effizienz erstrebenswert wäre. Das stimmt aber nicht.

Effektivität bedeutet, dass das, was wir tun, der beste Weg zu einer Lösung ist. Effizienz bezieht sich auf das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis. Optimal ist natürlich, wenn wir den besten Lösungsansatz so schnell und günstig wie möglich verfolgen, das ist klar. Ich behaupte aber, dass Effizienz nicht unbedingt etwas Gutes ist: Sollte unser Lösungsansatz nicht nur ineffektiv, sondern sogar kontraproduktiv sein, wäre Ineffizienz sogar besser, weil wir dann zwar Geld und Energie verbrauchen, uns dabei aber langsamer vom Zielzustand entfernen als wenn wir effizient handeln würden. Platt gesagt: Wenn man schon das Falsche tut, dann hoffentlich wenigstens auf ineffiziente Art und Weise. Das ist keine neue Erkenntnis. Schon Peter Drucker schrieb, dass nichts so sinnlos sei, wie effizient etwas zu tun, das man besser gar nicht tun sollte.

Natürlich will niemand ineffizient das Falsche tun. Was bedeutet das aber? Um Effizienz sollten wir uns erst Sorgen machen, wenn wir sicher sind, den richtigen Lösungsansatz gefunden zu haben. Bevor wir also versuchen, immer produktiver zu sein, wäre es besser, noch mal nachzudenken, oder etwas Neues auszuprobieren, oder andere Blickwinkel einzuholen. Ich weiß, wie verlockend es sein kann, unter Zeitdruck einfach irgendwas zu tun, aber gerade, wenn sich Probleme häufen und der Druck steigt, ist es wichtig, die Gesamtsituation und vor allem unsere Vorgehensweise hin und wieder kritisch zu überdenken. Und das bringt uns zurück zum eigentlichen Thema.

Pausen als produktive Freizeiten

Was wäre, wenn die entscheidende Idee für unser Projekt in unserem Kopf unbewusst schon vorhanden wäre, aber im hektischen Alltag schlicht keine Chance auf Aufmerksamkeit hat?

In den letzten Jahren habe ich eine Reihe von Ausbildungsformaten für Kunden durchgeführt und dabei hier und da größere Pausen in den Ablauf eingebaut, etwa eine zweistündige Mittagspause. Gerade diese Entscheidung hat manchmal für Irritation bei meinen Auftraggebern gesorgt. Auch in Weiterbildungen ist der Produktionsmythos allgegenwärtig: Nur, wenn jemand vorne steht und zur Gruppe spricht, wird gelernt! Wenn Menschen herumsitzen und Kaffee trinken oder in der Raucherecke stehen, lernen sie nichts! Wir wissen, dass das nicht stimmt. Es ist fast schon ein Naturgesetz, dass in einer längeren Pause irgendein Teilnehmer sich zu einer anderen Teilnehmerin umdreht und sagt “Du, was ich dich vorhin noch fragen wollte…”, oder dass am Ende einer zweistündigen Mittagspause eine kleine Gruppe auf mich zukommt und sagt “Hey Kai, wir haben gerade das Thema von heute Vormittag besprochen, und haben dazu eine Frage zu unserem aktuellen Projekt…”

Pausenzeiten sind in kognitiver Arbeit das, was Regenerationszeiten im Leistungssport sind – die Zeit, in der unser Körper die vorhergehenden Reize verarbeitet und integriert. Freie Zeiten in Lernformaten spielen eine entscheidende Rolle im didaktischen Konzept. Teilnehmer tauschen Ideen aus, bauen Beziehungen auf, verarbeiten Impulse, gehen Assoziationen nach, besprechen Fragen, wenden neues Wissen auf den Alltag an. Wann sollen diese Dinge stattfinden, wenn nicht in der Lernveranstaltung selbst? In den Folgetagen, wenn Menschen wieder hektisch von einem Meeting ins nächste Meeting wechseln, sicher nicht. Trotzdem erlebe ich regelmäßig, dass Pausen nur aus biologischer Notwendigkeit geplant werden, weil es “sein muss” und die Teilnehmenden halt nun mal ohne Toilette und frische Luft nicht dauerhaft arbeitsfähig sind. Dass ein kognitiv anspruchsvoller Erkenntnismoment gezielt von einer Pause gefolgt wird, damit Menschen Zeit haben, die neuen Ideen in Ruhe zu verarbeiten, erlebe ich dagegen eher selten.

Zum Glück begreifen meine Kundinnen und Kollegen in der Regel schnell, was ich mit gezielten Pausen in meinen Terminen bezwecke. Ich würde mir nur wünschen, dass mehr Menschen – vor allem aus der Beratungs- und Trainingsbranche – verstehen, dass Lernen auch und gerade in den Lücken der Agenda stattfindet und durchgetaktete Tage manchmal eher auf das Rechtfertigungsbedürfnis der Veranstalter, als auf größtmögliche Wirkung bei den Teilnehmenden einzahlen.

Probleme werden nicht durch die Arbeitsweise gelöst, die sie hervorgebracht hat

Mir begegnen immer wieder Menschen, die sich den ganzen Tag mit irgendwelchen Krisen herumschlagen, und bei denen die Probleme einfach kein Ende zu nehmen scheinen. Auf die Frage, wie es zu diesen Krisen gekommen ist, kommt häufig: “Keine Ahnung, das kam so über die Zeit. Es ist gerade sehr stressig bei uns, ich war mit anderen Dingen beschäftigt.” In anderen Worten: Man hätte die Probleme vielleicht früher sehen können, wenn man sich dafür Zeit genommen hätte, aber das hat man nicht, weil man zu beschäftigt war. In Krisen sind alle gestresst und überarbeitet, und wenn erst einmal alle gestresst und überarbeitet sind, nehmen sie die nächste herannahende Krise erst wahr, wenn sie sich nicht länger ignorieren lässt. Ab diesem Zeitpunkt erzeugt die Situation für alle Beteiligten Stress und Überarbeitung, die sie wiederum davon abhält, das darauffolgende Problem frühzeitig zu lösen – der Teufelskreis setzt sich fort.

Diese Hustle Culture ist nicht geil, sondern dumm und kurzsichtig. Wer in seinem Arbeitstag die Termine dicht an dicht reiht und jede freie Minute mit Aufgaben füllt, kann längerfristige Entwicklungen, vor allem sich anbahnende Probleme und Krisen, gar nicht im Blick haben. Ich habe noch nie jemanden unter ständiger Vollauslastung strategisch klug handeln sehen, dafür braucht es freie geistige Ressourcen und ein Maß an Übersicht, die in einem eng durchgetakteten Alltag gar nicht zur Verfügung stehen. In operativen Jobs mit überschaubaren Verantwortungsbereichen kann man sich das vielleicht noch leisten, spätestens Menschen in Strategie- und Führungsrollen sollten es aber besser wissen. Ich will es mal polemisch zuspitzen: Wer strategische Verantwortung für Teams, Produkte oder Organisationen trägt, aber sich im Alltag keine Zeit zum Nachdenken und Reflektieren nimmt, macht wahrscheinlich seinen Job nicht gut.

Ich nehme mich da selbst übrigens nicht aus. Auch von mir selbst kenne ich die Ausreden, es wäre jetzt nur eine kleine stressige Projektphase, man müsse da jetzt durch, anschließend wäre wieder Zeit für die grundsätzlichen Themen. Wenn wir ehrlich sind, lügen wir uns da selbst etwas vor. Es gibt immer mehr Arbeit, als in die verfügbare Zeit passt. Das nächste superdringende Thema wartet schon im Hintergrund. Mit schlechten Arbeitsgewohnheiten ist es wie mit schlechten Essgewohnheiten: Man kann sie jahrelang mit angeblich vorübergehenden Notwendigkeiten rechtfertigen, obwohl die dahinterliegenden Probleme schon lange chronisch geworden sind.

Mach mal Pause!

Wer Freiräume im Arbeitsalltag will, muss sie sich schaffen. Eine zentrale Erkenntnis der Warteschlangentheorie besagt, dass sich ab etwa 80% Auslastung die Aufgaben in einem Arbeitssystem aufstauen. Wer Freiraum für Spontanität, Kreativität, Reaktionsfähigkeit und kurze Durchlaufzeiten schaffen und schützen möchte, muss ab 80% Auslastung anfangen, “Nein” zu sagen – nicht erst bei 100%! Die verbleibende Zeit liegt nicht brach, sondern kann zum Abfangen von Lastspitzen, für gegenseitige Unterstützung oder für Austausch mit anderen genutzt werden… oder man setzt sich einfach mal allein oder gemeinsam in eine Ecke und denkt nach, macht also das, wofür man eigentlich bezahlt wird.

Pausen sind nicht einfach arbeitsfreie Zeiten, in denen Kaffee getrunken und das Wochenende diskutiert wird. Kluges, vorausschauendes Handeln braucht Zeit, in der wir Gedanken schweifen lassen, reflektieren und mit anderen austauschen können. Mehr als alles andere müssen wir dafür vom Bildschirm weg und die lückenlose Abfolge von Meetings und Tastaturarbeit unterbrechen. Hier sind einige Ideen, wie das aussehen kann:

1. Die Denkpause: Nimm dir 30 Minuten, setz dich mit einem Getränk an einen bequemen Ort und (wichtig!) lege alle digitalen Geräte außerhalb deiner Reichweite und deines Blickfelds, die Verwendung eines Smartphones schränkt die positive Wirkung von Pausen messbar ein. Mir hilft es, aus dem Fenster zu schauen und Ideen aufzuschreiben (mit einem Stift!). Du kannst die Gesamtsituation mit ihren Entwicklungen reflektieren oder dich mit einer konkreten Problemstellung beschäftigen. Als gedankliche Stütze können Modelle wie die Lösungspyramide oder eine vorher zusammengestellte Auswahl aus Coachingfragen helfen. Achte darauf, dass sich das Ganze weiterhin wie eine Pause anfühlt, nicht wie eine angestrengte Arbeitsphase.
2. Das Zwiegespräch: Schnapp dir einen Kollegen oder eine Kollegin und erkläre ihm/ihr deine aktuelle Herausforderung. Die Aufgabe deines Gegenübers ist vor allem, ein neutraler Empfänger für die eigenen Gedanken zu sein – er oder sie kann Verständnisfragen stellen, soll aber dein Problem nicht lösen. Es geht darum, dass du durch den Prozess des Erklärens deine eigenen Gedanken ordnest. Dieses Gespräch kombiniert sich sehr gut mit einem Spaziergang an der frischen Luft: Sauerstoff und Bewegung regen das Gehirn an, nebeneinander laufen schafft eine angenehm konstruktive Atmosphäre. Mit einem Kaffee auf der Couch zu sitzen funktioniert aber auch gut.
3. Die Aussprache: Quasi ein Zwiegespräch, aber bewusst mit jemandem, mit dem es in letzter Zeit Spannungen gegeben hat. Ziel des Gesprächs ist nicht, den anderen von irgendetwas zu überzeugen, sondern den Standpunkt und die Erwartungen des Gegenübers zu verstehen – aller Wahrscheinlichkeit nach entsteht die Lösung dann, wenn ihr es schafft, die Interessen beider Parteien zu integrieren. Verständnisfragen bringen euch daher weiter als “Ja, aber”-Argumente oder lange Monologe über euren eigenen Standpunkt. Auch hier eignen sich Spaziergänge sehr gut, entspanntes Seite-an-Seite-Laufen ist spürbar weniger konfrontativ, als sich in einem Meetingraum gegenüber zu sitzen.
4. Das Big-Picture-Review: Sprecht zu zweit oder zu dritt die Gesamtsituation auf einer hohen Flughöhe durch – wo seid ihr gerade, was habt ihr bereits erreicht, was ist noch zu tun, welche Risiken seht ihr, wie sind die Prioritäten zur Zeit? Wenn möglich, lasst Bildschirme, Jiraboards und Präsentationen weg: Mit Werkzeugen, die ihr jeden Tag nutzt, werdet ihr nicht auf neue Ideen kommen. Vor einem Whiteboard oder einem Blatt Papier aus dem Gedächtnis heraus zu arbeiten, Themen noch mal in eigenen Worten aufzuschreiben und Zusammenhänge zu skizzieren strukturiert eure Gedanken um ein Vielfaches besser, als wenn ihr dabei auf ein Projektmanagement-Tool schaut.
5. Die Blitzschach-Methode: Für mich eine absolute Geheimwaffe, wenn in sehr kurzer Zeit eine Vorgehensweise oder eine Idee entwickelt werden muss. Ihr beginnt zu zweit oder dritt vor einem leeren Whiteboard. Abwechselnd habt ihr jeweils zwei Minuten, um einen Entwurf an das Whiteboard zu skizzieren, egal wie grob und ungeschliffen er ist. Sobald der Timer abgelaufen ist, wird gewechselt und das bisherige Zwischenergebnis weiterentwickelt oder abgeändert. Alles ist erlaubt: Streichen, ergänzen, umsortieren, alles wegwischen und von vorne beginnen, aber bleibt streng in der Timebox von zwei Minuten pro Person. Wer gerade nicht dran ist, schweigt und hört zu, kommentieren ist nicht erlaubt. Sobald sich die Ideen nur noch geringfügig verändern könnt ihr abbrechen – das Ganze sollte nicht länger als etwa 20 Minuten gedauert haben. (Wie oft habt ihr schon in 20 Minuten einen Projektplan entworfen? Das geht. Probiert es mal aus…)

Macht mal eine Pause! Am besten gleich zu mehreren, und nutzt sie zum Nachdenken. Ich verspreche euch, es ist gut investierte Zeit.

[1] Siehe beispielsweise hier, hier oder hier – danke an Christian Stein für die Links.