(Virtuelle) Meetings wertvoll gestalten

Die Corona-Pandemie stellt uns in der Zusammenarbeit vor Herausforderungen. Gerade in der Zeit, in der sich die Art der Zusammenarbeit durch das ausschließliche Arbeiten aus den Home Offices stark verändert hat, ist es besonders wichtig, die Zusammenarbeit zu reflektieren und kontinuierlich zu verbessern. Wie können wir verteilt, gleichzeitig gemeinsam und dabei möglichst interaktiv arbeiten?

Aus dem Agile Enabler Team (AGENTs) der DB Systel GmbH heraus haben Christina, Kai, Aniq, Christopher und ich über Prinzipien nachgedacht, die wir unseren Kolleg*innen unterstützend für die wertvolle Gestaltung von virtuellen Treffen mitgeben möchten. Diese Prinzipien gelten für einfache Besprechungen und vor allem auch für kurze und längere Workshops.

Präsenz-Termine

Ich gehen davon aus, dass – sobald möglich – Präsenzmeetings wieder einen wichtigen Teil unserer Arbeit einnehmen werden. Nicht umsonst heißt es in den Prinzipien des Agilen Manifests auch:

Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.

Dabei sind Videokonferenzen kein Ersatz! Denn ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht beinhaltet, dass Menschen sich in diesem Gespräch in die Augen schauen können – diese Möglichkeit bietet eine Videokonferenz trotz Video nicht. Hinzu kommt, dass viel Kommunikation und Interaktion in Präsenz-Terminen jenseits der Sprache und Mimik bewusst und unbewusst stattfindet. All das geht in Videokonferenzen unter oder muss ganz aktiv durch konkrete Fragen und Aufgaben über das Meeting-, oder Workshop-Design berücksichtigt werden.

Prinzipien für virtuelle Meetings

Aktuell üben wir an vielen Stellen verteiltes virtuelles Arbeiten. Dabei fallen uns manche Vorteile dieser Form der Zusammenarbeit auf. Ich bin davon überzeugt, dass wir diese Vorteile zukünftig ergänzend zu Präsenz-Terminen nutzen sollten und werden. Dazu gehört, die aktuellen technischen Möglichkeiten für Kommunikation zu nutzen. Hier sind Videokonferenzen eine von vielen Möglichkeiten, bei deren Durchführung ein paar Prinzipien berücksichtigt werden sollten, denn:

Virtuelle Besprechungen und Workshops sind nicht einfach “normale Meetings mit mehr Technik”.

Sie wertvoll zu gestalten stellt hohe Anforderungen an Vorbereitung und Moderation, vor allem bei gesprächsintensiven Formaten oder interaktiven Workshops wie Retrospektiven. Die folgenden Prinzipien basieren auf den “8 Principles for Remote Retrospectives” von Esther Derby, wurden von uns übersetzt, verallgemeinert und mit unseren eigenen Erfahrungen ergänzt.

• Notwendigkeit überprüfen.
• Gleichberechtigte Teilnahme sicherstellen.
• Gut vorbereitet Struktur bieten.
• Regelmäßige Pausen einplanen.
• Visuelle Hinweise fördern.
• An Teilnehmende erinnern.
• Menschen aktiv anbinden.
• Einen weiteren Kommunikations-Kanal anbieten.
• Tools verstehen und anwenden können.
• Werkzeuge nicht das Format diktieren lassen.

Notwendigkeit überprüfen

Woher kommt die Vorstellung, dass #remotework nur bedeutet, die früheren Präsenztermine nun über Videokonferenzen abzuwickeln? Das ist wie „Digitalisierung“ gleichzusetzen mit dem Ersatz von Papierformularen durch Onlineformulare. (Zusammen-)Arbeit neu denken sollte weiter gehen.

Überprüfe vor der Einladung zu einem virtuellen Meeting, ob sich das Ziel des Meetings auch anders erreichen lässt und nutze kreativ auch andere Möglichkeiten. Nur weil etwas bisher ein Meeting war, muss es nicht weiterhin ein Meeting sein. Andere technische Möglichkeiten (asynchrone Kommunikation wie E-Mail, Chat oder Foren, verteiltes Arbeiten in einem Dokument oder die Verwendung von Umfragen, klassische Telefonate, Präsentations-Dokumente oder Video-Nachrichten und vieles mehr) können Lösungen sein, die sich besser anbieten oder zumindest vorbereitend unterstützen, als viele Menschen für lange Zeiträume in Videokonferenzen beschäftigt zu halten.

Gleichberechtigte Teilnahme sicherstellen.

Gestalte den Termin so, dass alle gleichberechtigt teilnehmen können. Achte darauf nicht nur in der Moderation, sondern bereits in der Vorbereitung deines Termins. Stelle sicher, dass jeder zu Wort kommt und nicht übersehen oder gar vergessen wird. Dieses Prinzip gilt natürlich für alle (auch Präsenz-) Meetings, braucht aber bei virtueller Zusammenarbeit besondere Aufmerksamkeit.

Konkret bietet die heutige Technik hier viele Möglichkeiten in Form von Kollaborationsplattformen. Geteilte Dokumente, die von allen Teilnehmenden gleichzeitig bearbeitet werden können, bieten hier eine guteGrundlage. Es gibt mittlerweile aber auch viele andere Tools, die abhängig von den Restriktionen der Unternehmen oder dem eigenen Datenschutz-Bedürfnis mehr oder weniger zu empfehlen sind.

Mittlerweile gibt es schon so viele Websites mit Empfehlungen und Listen, dass es sich lohnt, direkt nach solchen Listen und Empfehlungen im Internet zu suchen.

Gut vorbereitet Struktur bieten.

In Remote-Meetings können Dinge nur eingeschränkt spontan durchgeführt oder geändert werden. Sie benötigen deshalb wesentlich mehr Struktur und Vorbereitung als ein Präsenztermin. Ablauf und Vorgehen müssen den Teilnehmenden jederzeit klar sein. Führe die Teilnehmenden durch die Struktur und erinnere bei Bedarf daran, in welcher Phase ihr euch aktuell befindet. Mache dir vorher auch Gedanken darüber, wie du damit umgehen willst, wenn die geplante Struktur im Termin nicht funktioniert. Dazu kann es sinnvoll sein, einen „Plan B“ vorbereitet zu haben.

Konkret sollte die Agenda mit vorgesehenen Zeitblöcken und unterstützende Erklärungen wie Anleitungen immer präsent sein. Reihenfolgen für Wortbeiträge können definiert werden, mit Farbcodes und Avataren können durchgängige Struktur-Elemente eingeführt werden.

Regelmäßig Pausen einplanen.

Über Lautsprecher zuhören ist anstrengend. Die Menschen nicht vollständig, sondern nur an einem flachen Monitor zu sehen, ist ermüdend. Vor allem durch die fehlende räumliche Information der Sprechenden verlangt eine virtuelle Unterhaltung mit mehreren Menschen deutlich mehr Aufmerksamkeit als sonst. Ein zweistündiges Meeting mag in Präsenzterminen nicht so anstrengend sein, virtuell am Rechner wird das wenig Spaß machen.

Konkret haben wir 45 Minuten-Blöcke, gefolgt von jeweils 15 Minuten Pause, als guten Rhythmus für die meisten Meetings erlebt. Auch denkbar ist die stringente Anwendung der Pomodoro-Technik – interaktive Elemente, bei denen auch Papier und Stift an den jeweiligen Arbeitsplätzen der Teilnehmenden zum Einsatz kommen, lockern zudem auf.

Visuelle Hinweise fördern. 

In virtueller Zusammenarbeit gehen eine Reihe hilfreicher Informationen wie Mimik, Körpersprache oder abschweifende Aufmerksamkeit leicht verloren. Für Teilnehmende kann es schwierig sein, einen Einsatz für die eigene Wortmeldung zu finden. Da zu jeder Zeit nur eine Person sprechen kann, melden sich Teilnehmende häufig nicht zu Wort, selbst wenn es Probleme gibt. Nutzt die Möglichkeiten, die euch die Technik bietet.

Konkret lassen sich oft gesprochene Beiträge durch Handzeichen, in-die-Kamera-halten von Hinweisschildern oder den Einsatz eines zusätzlichen Software-Tools ergänzen oder komplett ersetzen. Auch ein Zeichencode in einem nebenbei offenen Chat kann hier helfen.

An Teilnehmende erinnern.

In einem Konferenzraum ist offensichtlich, wer teilnimmt. Online ist es schwieriger den Überblick zu behalten. Achte darauf, dass allen Teilnehmenden zu jeder Zeit bewusst ist, wer im Termin dabei ist und wer nicht, zum Beispiel wenn jemand hinzukommt oder die Besprechung verlässt. Teilt jemand seinen Bildschirm, ist seine Aufmerksamkeit und die der übrigen Teilnehmenden üblicherweise dort, nicht auf der Liste der Teilnehmenden.

Konkret ist in diesen Situationen der Moderator besonders gefordert, muss darauf aufmerksam sein und kann auf Änderungen bei den Teilnehmenden hinweisen. Hier bietet sich gerade bei interaktiven Terminen mit vielen Teilnehmenden an, einen zweiten Moderator nur für Technik und die Einbeziehung der Teilnehmenden einzusetzen.

Menschen aktiv einbinden.

Der “Normalzustand” eines Teilnehmenden im Remote-Meeting ist, stummgeschaltet zuzuhören – eventuell sogar mit ausgeschalteter Kamera. Für dich als Moderator ist es schwierig, dieses Schweigen zu interpretieren. Sind alle Teilnehmenden noch da und aufmerksam? Gibt es ein Problem? Möchte jemand etwas sagen, kommt aber nicht zu Wort? Behalte die Redeanteile im Blick und sprich aktiv Teilnehmende an, die bisher wenig beigetragen haben. Wenn du befürchtest, dass eine solche direkte Aufforderung unangenehm sein könnte, kannst du auch reihum jeden etwas beitragen lassen. Natürlich muss niemand etwas sagen, der nicht möchte.

Konkret bietet sich an, über das Thema zu Beginn eines Termins zu sprechen und mit den Teilnehmenden zu vereinbaren, wie alle gemeinsam die aktive Einbindung der Menschen sicherstellen wollen.

Einen weiteren Kommunikations-Kanal anbieten.

Rechne damit, dass es bei einzelnen Teilnehmenden zu organisatorischen oder technischen Schwierigkeiten kommen kann. Ein zweiter, vom ersten unabhängiger Kommunikationskanal bietet diesen Menschen eine Möglichkeit, auf sich und ihr Problem aufmerksam zu machen. Sie können so den Moderator direkt kontaktieren, ohne dafür die Diskussion unterbrechen zu müssen. Je nach Wahl der Lösung kann dieser zweite Kanal zusätzlich genutzt werden, um beispielsweise Themenvorschläge, Wortmeldungen oder Abstimmungen abseits der Ton- und Videoverbindung zu verwalten.  

Konkret bietet sich an, hierfür den in der Regel in Videokonferenz-Tools integrierten Chat zu nutzen. Außerdem ist auch hierfür ein zweiter Moderator hilfreich, um bei Teilnehmende bei der Lösung von möglichen technischen Problemen zu unterstützen.

Tools verstehen und anwenden können.

In Remote-Meetings ist es schwieriger, einen guten Fluss und Austausch sicherzustellen. Um so wichtiger ist es, seine Werkzeuge im Griff zu haben. 

Weißt du, wie man seinen Bildschirm teilt? Wie man spontan weitere Teilnehmende hinzufügt? Wie du schnell ein für alle bearbeitbares geteiltes Dokument anlegst? Wie man beim Screensharing den Ton des aktuell laufenden Videos mit überträgt? Ist die von dir bevorzugte Software auch auf einem älteren 11″ MacBook noch komfortabel bedienbar? Mitten im Termin ist nicht der richtige Zeitpunkt, um es herauszufinden.

Konkret kann man sich im Vorfeld des Termins mit einem Freiwilligen verabreden, um den Ablauf inklusive aller technischer Schritte einmal durchzuspielen. In Terminen, bei denen viele Menschen mit unterschiedlichem Erfahrungsschatz der verwendeten Tools und verteiltem Arbeiten an sich zusammen kommen, kann ein Technik-Check in einem separaten Termin vorab hilfreich sein.

Werkzeuge nicht das Format diktieren lassen.

Jedes Tool hat eine Art und Weise, wie es bevorzugt bedient werden will. Die Versuchung ist daher groß, den Ablauf des Termins entlang der Möglichkeiten und Limitierungen der verwendeten Software aufzubauen. Damit verschenkst du Möglichkeiten. Beginne stattdessen damit, dich zu fragen, welches Ziel der Termin verfolgt und wie er strukturiert sein müsste, um dieses Ziel zu erreichen. Erst danach folgt die Frage, welches der verfügbaren Werkzeuge euch beim Realisieren dieser Struktur am besten unterstützt und wie das Ziel und die Struktur abgebildet werden kann.

Konkret bietet es sich an, nach der Sammlung einiger Erfahrungen ein Tool-Set für sich zu definieren, mit dem man virtuelle Meetings organisiert und durchführt, um die Lernaufwände bei sich selbst und den Teilnehmenden gering zu halten – denn die Tools sind lediglich die Unterstützung für das eigentliche Erarbeiten von Ergebnissen.

Meetings: Präsenz und virtuell

Betrachtet man die Prinzipien für wertvolle virtuelle Meetings, stellt man fest, dass ein großer Teil der Prinzipien nicht nur für virtuelle Meetings, sondern auch für Präsenz-Meetings und für Zusammenarbeit grundsätzlich gelten.

• Notwendigkeit überprüfen.
  Frage dich immer wieder, ob diese Form des Treffens, dieses Format der Zusammenarbeit tatsächlich das Beste ist, um weiter zu kommen?
• Gleichberechtigte Teilnahme sicherstellen.
  Stelle sicher, dass alle Teilnehmenden gleichberechtigt teilnehmen und ihren Beitrag leisten können.
• Gut vorbereitet Struktur bieten.
  Biete immer eine klare Struktur an, um die Aufwände des Zurechtfindens und Hürden für die Beiträge aller zu reduzieren.
• Regelmäßige Pausen einplanen.
  Achte auf regelmäßige Unterbrechungen, in denen alle Teilnehmenden kurz abschalten und sich neu sortieren können, um mit viel Energie und Kreativität die eigene Zeit und die der anderen bestmöglich nutzen zu können.
• Visuelle Hinweise fördern.
  Achte in einer guten Moderation von Besprechungen auf visuelle Hinweise der Teilnehmenden, um sicherzustellen, dass alle Menschen noch aufmerksam dabei sind.
• An Teilnehmende erinnern.
  Sorge dafür, dass alle Teilnehmenden alle anderen Teilnehmenden im Blick behalten und in die Zusammenarbeit einbeziehen.
• Menschen aktiv einbinden.
  Binde alle Menschen aktiv ein – achte dabei auch auf die Unterschiedlichkeiten der Menschen.
• Einen weiteren Kommunikations-Kanal anbieten.
  Gib Möglichkeiten, sich auch über andere Kanäle als in Besprechungen zu beteiligen, falls Menschen an Terminen nicht teilnehmen können.
• Tools verstehen und anwenden können.
  Sei Meister in der Nutzung deiner Tools, damit sie unauffällig im Hintergrund unterstützen und keine Zeit rauben für die inhaltliche Arbeit.
• Werkzeuge nicht das Format diktieren lassen.
  Lass dir von euren Tools nicht vorschreiben, wie die Zusammenarbeit gestaltet wird: das Tool unterstützt die Interaktion, nicht anders herum.

(Das Bild ist von Danny Choo – vielen Dank!)