Über den Agile Good Practice Circle hatte ich die Gelegenheit, als Testperson an dem neuen Online-Seminar Virtual-Ting der Loop-2.net GmbH teilzunehmen. In dem Seminar geht es um Methoden, standortübergreifend effiziente Meetings machen zu können. Auch wenn sich die Arbeit in Teams nicht auf reine Meetings beschränkt, nehmen sie – je nachdem wie weit man den Begriff auslegen will – einen wesentlichen Bestandteil in wissensbasierter Arbeit ein. Letztendlich geht es in Meetings darum, sich in mit anderen Menschen zu treffen und gemeinsam zu Ergebnissen zu kommen.
Als Scrum Master und Teamleiter arbeite ich bereits mit standortübergreifenden Projekt- und Produkt-Teams. Auch in privaten Projekten spielt das eine zunehmend größere Rolle. Die Organisation und Gestaltung eines engen persönlichen Austauschs innerhalb der Teams sowie die Unterstützung bei der Koordination von Arbeit im Allgemeinen und Meetings im Speziellen gehören zu meinen wesentlichen Projektmanagement-Aufgaben und haben das Ziel, Arbeit möglichst effizient zu gestalten.
Mit verteilten Teams hatte ich bisher keine besonders positiven Erfahrungen, entsprechend skeptisch war ich zu Beginn des Online-Workshops. Gleichzeitig weiß ich, dass ich aktuell nicht um die verteilten Teams herum komme und gehe davon aus, dass diese Rahmenbedingung in Zukunft eher zunehmen wird. (Zumal schon die Verteilung über mehrere Büroräume oder Etagen in einem Gebäude eine Hürde darstellt, die es zu überwinden gilt.)
Der Workshop war für mich beeindruckend, weil ich persönlich erlebt habe, wie effizient sich Meetings über Standorte hinweg durchführen lassen. Dabei gibt es neben speziellen Moderationstechniken und weiteren zu beachtenden Besonderheiten aus meiner Sicht ein paar Rahmenbedingungen, die sichergestellt werden müssen.
Rahmenbedingungen
Technik
Meetings über Standorte hinweg sind neu für die meisten Mitarbeiter. Die Hürde, sich dieser neuen Situation zu stellen, muss so gering wie möglich gehalten werden. Insofern müssen technische Rahmenbedingungen einwandfrei sein. Dabei ist ein gemeinsames ein sehr gutes Verstehen durch eine entsprechende Audio-Verbindung elementar, ein „sich gegenseitig sehen“ nur eine unterstützende Ergänzung.
Gleichberechtigung
Wichtiger als eine besonders ansprechende Visualisierung der Arbeitsdokumente ist die Gleichberechtigung aller Mitarbeiter in dem Meeting. Alle Mitarbeiter müssen gemeinsam und gleichzeitig an selben Dokumenten arbeiten können, um eine schnelle und ungehinderte Kommunikation und eine parallele Ergebniserstellung zu ermöglichen.
Gute Vorbereitung und Moderation
Wie in Meetings vor Ort brauchen gerade auch Online-Meetings eine sehr gute Vorbereitung und eine gute Moderation mit klaren Regeln für alle Teilnehmer. Durch den Wegfall der nonverbalen Kommunikation (die sich auch durch Video-Konferenzen nur bedingt übertragen ließe) müssen manche Dinge viel aktiver kommuniziert oder anderweitig visualisiert werden und der Moderator muss durch direkte Ansprache oder andere Methoden aktiv dafür sorgen, dass alle Teilnehmer immer anwesend sind.
Notwendigkeit
Viele Mitarbeiter werden zunächst eher ablehnend auf virtuelle Meetings reagieren, wenn sie keine Notwendigkeit erkennen. Die Notwendigkeit muss allen klar sein, um einen proaktiven Umgang mit der neuen Methode der standortübergreifenden Abstimmung zu fördern.
Übung
Wenn ich keine Übung in etwas habe, dann kann ich es schwer effizient durchführen. Das gilt auch für Meetings, insbesondere für virtuelle Meetings, die strikteren Regeln und Abläufen folgen müssen als Meetings vor Ort (für die diese strikteren Regeln und Abläufe aber auch gut wären). Insofern ist es wichtig, virtuelle Meetings zu üben.
Die Stärke von virtuellen Meetings
Besonders erstaunt hat mich bei meinem Virtual-Ting Workshop, wie schnell, effizient und involvierend ein gut geführtes virtuelles Meeting bei entsprechender Technik sein kann. Erklären kann ich mir das mit einer starken Fokussierung sowie einer sehr guten Vorbereitung und Moderation und den proaktiven Umgang der Teilnehmer, die alle lernen wollten und in dem Workshop auch lernen konnten, wie solche virtuellen Meetings funktionieren können. Letztendlich können also virtuelle Meetings möglicherweise dabei helfen, auch für nicht virtuelle Meetings zu lernen.
Fazit
Sehr wahrscheinlich werde ich weiterhin versuchen, Teams möglichst zusammen zu setzen – der Verteilung über mehrere Büros und Standorte hinweg stehe ich aber nicht mehr so kritisch gegenüber. Das Handwerkszeug eines „Moderators für virtuelle Meetings“ nehme ich aus dem wertvollen Workshop gerne mit und werde die Stärken, die ich in diesem Werkzeug sehe, aktiv einplanen und berücksichtigen bei meiner Arbeit.
Nachtrag
Professor Lutz Prechelt geht noch einen Schritt weiter. In seinem Vortrag zum Thema “Agile Offsharing” (PDF) schlägt er vor, die Kommunikationsprobleme bei standortübergreifender Arbeit durch Pair-Programming über Standorte hinweg zu intensivieren, anstatt sie zu vermeiden. Ein aus meiner Sicht spannender und herausfordernder Ansatz, den ich gerne mit meinen Teams ausprobieren würde.
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