Meetings = Scrum-Overhead?

Eine oft geäußerte Kritik an Scrum ist der vor allem durch regelmäßige Treffen verursachte „Overhead“. Was aber ist „Overhead“ und lässt sich der Begriff hier überhaupt verwenden? Overhead wird häufig nur als Mehraufwand verstanden, tatsächlich bedeutet der Begriff aber etwas mehr: Overhead bezeichnet allgemeinen (evtl. entbehrlichen) Mehraufwand, der nicht direkt Nutzen erzeugt. Wenn also Termine in Scrum zu Overhead werden, dann ist das Problem nicht der Termin, sondern die nicht zielgerichtete Durchführung.

Die vier regelmäßigen Termine Daily Scrum, Planning, Review und Retrospektive haben alle einen großen Nutzen, wenn Sie richtig mit Inhalt gefüllt sind. In folgenden Beiträgen will ich auf die Termine selbst genauer eingehen. Unabhängig vom konkreten Inhalt gibt es aber allgemeingültige Regeln, für deren Einhaltung sowohl der Terminleiter als auch die Terminteilnehmer gefordert sind, und die dabei helfen, dass aus Terminen mehr als reine Zeitverschwendung wird.

Die jeweils 10 von der Haufe Akademie GmbH formulierten Regeln für Leiter und für Teilnehmer von Terminen haben nichts direkt mit Scrum oder agilen Methoden zu tun, da aber Kommunikation und damit auch Termine eine wesentliche Rolle spielen, ist ein erster Schritt getan, wenn man sich an allgemeine „Meeting-Regeln“  hält.

Die 10 Regeln für einen Terminleiter:

• Prüfen Sie die Notwendigkeit: Könnte die Besprechung durch einige Telefonate oder durch ein Memo/Aushang ersetzt werden?
• Informieren Sie die Teilnehmer schriftlich: Worum geht es in der Besprechung? Wann beginnt und endet sie?
• Schränken Sie die Tages-Ordnung ein: Es ist besser, wenige Themen erfolgreich zu behandeln, als viele Themen ohne Erfolg.
• Beginnen Sie pünktlich: Ein verspäteter Beginn führt bei den pünktlichen Teilnehmern zu erheblicher Demotivation.
• Stellen Sie zu Beginn die Tages-Ordnung vor: Wenn der Zeitrahmen es erlaubt, können sie Ergänzungen durch die Teilnehmer zulassen.
• Nutzen Sie die Möglichkeit zu visualisieren, wo es nur geht: Wenn Sie laufend das Wichtigste visualisieren, ist der Verlauf der Besprechung am leichtesten nachzuvollziehen. Das Verstehen und Behalten wird erleichtert.
• Planen Sie Pausen ein: Kürzere, häufige und exakt begrenzte Pausen sind günstiger als seltene, lange oder zeitlich nur vage begrenzte.
• Fassen Sie zusammen: Halten Sie in regelmäßigen Abständen die Ergebnisse der Diskussion fest. So verhindern Sie Missverständnisse.
• Halten Sie das Ergebnis fest: Notieren Sie im Protokoll, was beschlossen wurde und wer was bis wann zu erledigen hat.
• Schließen Sie pünktlich: Im Idealfall gelingt es Ihnen, sogar vor dem festgesetzten Zeitpunkt die Besprechung zu beenden. Falls ein Folge-Termin notwendig ist, vereinbaren Sie ihn jetzt.

Die 10 Regeln für die Terminteilnehmer:

• Nehmen Sie nur an Sitzungen teil, wenn Sie wissen, warum Sie teilnehmen sollen!
• Bereiten Sie sich auf Ihre Teilnahme vor! Arbeiten Sie vorab zugesandte Unterlagen gründlich durch, dies beschleunigt den Ablauf der Besprechung, macht Sie zielgerichteter und effektiver.
• Denken Sie an das Ziel der Besprechung! Sie sind in der Besprechung, um gemeinsam etwas zu erreichen, und nicht, um sich zu produzieren.
• Konzentrieren Sie sich auf die Besprechung! Unterlassen Sie es, sich während der Besprechung mit anderen Dingen zu beschäftigen. Investieren Sie Ihre Energie lieber in den zügigen Fortgang der Besprechung.
• Unterlassen Sie Monologe! Überlegen Sie vorher, was Sie sagen wollen. Tragen Sie dies dann kurz und präzise vor.
• Verstehen Sie die anderen! Fragen Sie nach, wenn Ihnen etwas unverständlich ist. Tragen Sie auf diese Weise dazu bei, dass sich Gedanken und Ideen entwickeln.
• Sagen Sie Ihre Meinung und riskieren Sie Auseinandersetzungen! Hüllen Sie sich nicht in ein für andere schwer zu deutendes Schweigen.
• Vor allem wenn Sie eine abweichende Auffassung haben, tragen Sie diese vor! Benennen Sie vorherrschende Meinungen und zweifeln Sie diese an.
• Erleichtern Sie der Besprechungs-Leitung die Arbeit! Seien Sie kooperativ!
• Halten Sie sich an die Vereinbarungen! Einmal getroffene Vereinbarungen sollten zügig umgesetzt werden. Das, was Sie zugesagt haben, wird von Ihnen auch erledigt.

Quelle / Urheber: Haufe Akademie