Lessons Learned? Verschwendung!

Ein typisches Element klassischen Projektmanagements ist „Lessons Learned“ – eine bestenfalls systematisch erfasste Dokumentation von in Projekten neu erlangtem Wissen und Erfahrungen, die wiederum neuen Projekten zur Verfügung gestellt werden.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt ein Projekt als „eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“

Laut PRINCE2 empfiehlt sich für eine solche Aufgabe ein während der gesamten Projektlaufzeit geführtes Erfahrungsprotokoll (Lessons Learned Log), das zum Ende eines Projekts systematisch in einen Erfahrungsbericht (Lessons Learned Report) übertragen wird. Erfahrungsberichte aus unterschiedlichen Projekten werden ausgewertet und weiteren Projekten zur Verfügung gestellt.

Das klingt erst mal gut, ist aber aus meiner Sicht verschwendete Zeit.

Verschwendete Zeit?

Erstens: Projekte – also Aufgaben erheblicher Komplexität – haben eins gemeinsam: Überraschungen. Und damit eint sie lediglich die Unterschiedlichkeit und damit auch die Unvorhersehbarkeit. Im Detail laufen Projekte immer anders ab. Selbst auf den ersten Blick ähnliche Rahmenbedingungen geben keine Sicherheit, dass das Projekt gleich läuft wie ein vermeintlich Ähnliches zuvor.

Zweitens: Menschen – also diejenigen, die Projekte zum Erfolg führen – haben eins gemeinsam: Unterschiedlichkeit. Und damit eint sie lediglich, dass in ihrer Zusammenarbeit Überraschungen passieren werden. Selbst der Einsatz der selben Menschen für ein ähnliches Projekt gibt keine Sicherheit, dass Projekte gleich laufen wie vermeintlich Ähnliche zuvor.

Drittens: Übertragbarkeit – als die die Annahmen, dass sich Wissen und Erfahrungen übergeben lässt – führt häufig zu langen Aufarbeitungen von Vergangenheit in der Annahme, hieraus einen großen Nutzen für die Zukunft ziehen zu können.

Viertens: Vergleichbarkeit – also die Annahme, Projekte wären im Großen und Ganzen vergleichbar – führt zu dem falschen Schluss, man könne allgemeingültig antizipieren, welche Herausforderungen im Detail dem aktuellen Projekt zugrunde liegen werden.

Was Projekte erfolgreich macht

Einsicht und Akzeptanz für die Einzigartigkeit von Projekten ist Grundvoraussetzung. Projekte werden dann erfolgreich durch individuell passende Strukturen und menschliches Können. Könner zeichnen sich auch durch ihre Fähigkeiten aus, ihre eigenes Wissen und ihre Können mit dem Anderer zusammenbringen und dieses Wissen und Können sowohl individuell als auch gemeinsam, sowohl intuitiv als auch bewusst den sich zeigenden Situationen entsprechend anwenden zu können. Hier gibt es keine Abkürzung (auch die Suche nach Talenten funktioniert nicht), sondern die gute Möglichkeit, in die Menschen selbst zu investieren, indem sie ihr Wissen wachsen lassen können und ihr Handwerkszeug beständig weiter lernen und üben, Probleme zu lösen, Strukturen zu optimieren und gut mit anderen Menschen zusammen zu arbeiten.

Inspect & Adapt: aber bitte richtig

Häufig wird das aus der empirischen (Prozess-)Kontrolle bekannte Inspect & Adapt mit „Lessons Learned“ gleichgesetzt. So heißt es zum Beispiel in PRINCE2 auch, dass jeder aus dem Projekt für die Suche nach „Lessons Learned“ mit verantwortlich ist. Für mich gibt es vier elementare Unterschiede: Zeitpunkt, Turnus, Adaption und Blickrichtung.

Zeitpunkt

Während Lessons Learned im besten Fall im gesamten Projekt gesammelt und dann zum Projektabschluss ausgewertet und zusammengefasst werden, findet das „Inspect“ bereits direkt zu Beginn des Projektes, so früh wie möglich statt.

Turnus

Auch wenn Lessons Learned kontinuierlich gesammelt werden, findet „Inspect & Adapt“ in einem Turnus statt – also in einer regelmäßigen und vorher festgelegten Wiederkehr von Terminen.

Adaption

Anpassung ist kein Teil eines Lessons Learned Prozesses – hierbei geht es lediglich um die Erfassung von Erkenntnissen und Erfahrungen innerhalb eines Projekts, das möglicherweise zu Anpassungen in einem folgenden Projekt führt. In einem „Inspect & Adapt“ Turnus werden Anpassungen bereits für das aktuelle Projekt vorgenommen, um für eine stetige Verbesserung, ein kontinuierliches Lernen und sichtbar und nutzbar machen von Erfahrungen zu sorgen. So banal es klingen mag, so häufig wird es übersehen: Die Handlung nach der Erkenntnis ist der entscheidende Schritt zur kontinuierlichen Verbesserung.

Blickrichtung

Während in Lessons Learned rückblickend die Erfahrungen aus ganzen Projekten gesammelt verfügbar gemacht werden – also die Vergangenheit eine Ableitung für die Zukunft eines anderen Projekts ermöglichen soll – geht es im „Inspect & Adapt“ Turnus um die Betrachtung und Gestaltung des „Jetzt“. Die grundlegende Frage in „Inspect & Adapt“ Terminen – zum Beispiel Retrospektiven – ist: was funktioniert aktuell gut oder weniger gut und wie können wir es so anpassen, dass es jetzt besser läuft.

Die Ableitung von weit in der Vergangenheit liegenden Erkenntnissen für irgendwann in der Zukunft vielleicht entstehende Situationen ist nicht das Ziel. Es geht um die Gestaltung des „Jetzt“, um gute Entscheidungen in diesem Moment mit allem Wissen und Können, das alle beteiligten Menschen einbringen können. Und mögliche Dokumentationen sollten nicht für zukünftige Projekte erfolgen, sondern lediglich zur Stabilisierung von Wissen oder um Zusammenarbeit im Jetzt zu vereinfachen.

Inspect & Adapt statt Lessons Learned

Lessons Learned ist – wohlwollend betrachtet – der wenig zielführende (weil viel zu langfristig organisierte) Inspect-Teil von Inspect & Adapt.

Mit Überraschungen umgehen, sich also neuen Erkenntnissen entsprechend anpassen zu können, ist eine Fähigkeit, die im Moment der Überraschung gebraucht wird, um das Jetzt gut zu gestalten. Hier helfen passenden Strukturen und eine gute Zusammenarbeit. Beides wird möglich durch in kurzen Abständen stattfindende Inspect & Adapt Turnusse auf allen Ebenen – von der individuellen Selbstreflexion über Retrospektiven in Teams bis zur Betrachtung der gesamten Organisation beispielsweise in Open Space Veranstaltungen – für eine bestmögliche Zusammenarbeit von gut ausgebildeten Menschen, die nicht nur wissen, sondern auch wollen und können.