Mehr aus dem Daily rausholen

Schon im klassischen Projektmanagement ist ein tägliches Meeting zur Abstimmung aller Beteiligten mindestens in Krisenzeiten eine gute Maßnahme. In Form des Daily Scrum ist es ein entscheidendes Standard-Meeting in Scrum. Das Entwicklungsteam synchronisiert hier seine Arbeit durch die Überprüfung der Arbeit seit dem letzten Daily Scrum und der Prognose der Arbeitsergebnisse, die bis zum nächsten Daily Scrum erreicht werden könnten. Täglich wird in einem Zeitfenster von 15 Minuten der Fortschritt in Richtung des Sprint-Ziels überprüft.

Das klingt praktisch und einfach. Trotzdem habe ich schon oft erlebt, welche Schwierigkeiten Mitarbeiter und Teams haben, das Daily wirklich gewinnbringend durchzuführen.

Wie es oft anfängt

Wenn Teams die ersten Gehversuche mit dem Daily machen, dann nutzen die Mitarbeiter den Termin, um sich selbst in ein gutes Licht zu rücken oder zumindest zu rechtfertigen, was sie am letzten Tag alles gemacht haben. Unabhängig von den Stories am Scrum Board oder der Relevanz für Team und Sprint-Ziel wird lang und breit erzählt, was jeder einzelne gemacht hat. Der Plan für den aktuellen Tag findet dabei kaum Beachtung und Probleme werden eher verschwiegen. Spätestens bei Krankheiten und Urlauben stellt das Team fest, dass es keine wirkliche Transparenz über den aktuellen Stand und die noch anstehenden Aufgaben im Sprint hat.

Drei Fragen einführen

Für mehr Transparenz und um mehr teamrelevante Themen im Daily auf den Tisch zu bringen, werden im nächsten Schritt drei Fragen eingeführt, die jeder Mitarbeiter “artig” beantwortet:

• Was habe ich gestern gemacht? (Das nimmt immer noch die meiste Redezeit ein)
• Was mache ich heute? (Das ist selten konkret und fokussiert)
• Was hat mich gestern aufgehalten? (Hier sind oft “die anderen” Schuld)

Um das Zeitfenster von 15 Minuten einzuhalten, werden ausführliche Berichte des letzten Tages auf bilateralen Austausch nach dem Daily verschoben. Wirklich hilfreich ist ein solches Meeting noch nicht.

Die richtigen drei Fragen beantworten

Und um vom arbeitsorientierten Kaffeeklatsch wegzukommen, werden die Fragen weiter spezifiziert. Der Scrum Guide bietet hier eine gute Grundlage, die eine stärkere Fokussierung auf die Arbeit des Teams ermöglichen und das Sprint-Ziel stärker in den Fokus rückt.

• Was habe ich gestern erreicht, das dem Entwicklungsteam hilft, das Sprint-Ziel zu erreichen?
• Was werde ich heute erledigen, um dem Entwicklungsteam bei der Erreichung des Sprint-Ziels zu helfen?
• Sehe ich irgendwelche Hindernisse [Impediments], die mich oder das Entwicklungsteam vom Erreichen des Ziels abhalten?

Leider sind diese Fragen sehr verklausuliert und wirken staksig und aufgesetzt. Immerhin wird deutlicher, welche Inhalte im Daily wirklich wichtig sind.

Fokussierung durch das Board

Die besten konzentrierten und fokussierten täglichen Abstimmungstermine habe ich erlebt, wenn der Fokus des Teams im Daily nicht auf dem “Bericht” der einzelnen Mitarbeiter, sondern auf dem am Board visualisierten Stand der einzelnen Aufgaben liegt.

Mit den drei Fragen aus dem Scrum Guide im Hinterkopf wird anhand der Priorität über den aktuellen Stand der Aufgaben gesprochen. Da unsere Boards in der Regel von links nach rechts mit den Spalten “Offen”, “In Arbeit”, “In Abnahme” und “Erledigt” auskommen, arbeiten wir die ersten drei Spalten von rechts nach links und von oben nach unten ab. So gewinnt das Team unabhängig von individuellen Leistungen einzelner täglich einen Blick auf die Wichtigkeit der einzelnen Themen und den Bearbeitungsstand der einzelnen Themen.

Folgende Vorteile habe ich erlebt

Durch die starke Fokussierung auf das Board habe ich eine Reihe von Vorteilen erlebt.

• Das Board wird zu einem echten Arbeitsmittel für Transparenz
  • Tagsüber arbeiten alle Mitarbeiter intensiver mit dem Board gearbeitet
  • Sämtliche Arbeit aller Mitarbeiter landet am Board, weil sie sonst im Daily nicht besprochen werden und damit manche Mitarbeiter möglicherweise nichts beitragen könnten.
  • Wenn die Erledigung der Aufgaben länger dauert als erwartet (die Zettel lange in einer Spalte am Board bleiben), fällt das stärker auf und wird diskutiert.
  • Sämtliche Hinweise zum Arbeitsfortschritt werden von den einzelnen Mitarbeitern direkt am Board vermerkt (ergänzende Hinweise zur Umsetzung, Markierungen, wenn die Story lange im Sprint ist und so weiter.)
• Konzentration auf die wichtigen Dinge
  • Sind Dinge wichtig, werden dafür Zettel ans Board gehängt und sie werden zügig bearbeitet
  • Diskussionen werden sachlicher und konzentrierter anhand der geplanten Aufgaben besprochen
  • Tagesplanungen werden intensiver gemacht
  • Die Priorität der Themen ist immer bekannt und wird unterstrichen.
  • Sollte sich die Priorität der Themen verschieben, wird das für das gesamte Team sichtbar.
• Teamarbeit wird gefördert
  • Die gemeinsame Erledigung der Aufgaben nach Priorität wird stark fokussiert und täglich besprochen
  • Mitarbeitern wird transparenter, dass sie gemeinsam zuständig sind für eine erfolgreiche Erledigung der Aufgaben
  • Mitarbeiter “berichten” nicht über ihre Leistungen, sondern sprechen darüber, wie wichtige Aufgaben gemeinsam abgeschlossen werden können.

Ergänzung:

Sebastian Schneider fasst in seinem Blog-Beitrag “10 Keyfacts für das Daily Scrum: Auch rumstehen will gelernt sein” wichtige Grundregeln für ein Daily Scrum zusammen.