Kommunikation: richtiger Zeitpunkt?

Die wichtigste Grundlage für die Bewältigung komplexer Herausforderungen in Teams ist Vertrauen und eine wichtige Grundlagen dafür sind Transparenz, Sicherheit und Verlässlichkeit. Das wahrscheinlich wichtigste aber ebenso schwer zu bedienende Handwerkszeug für das Erzeugen von Sicherheit und Grundlage für Verlässlichkeit ist die Kommunikation.

Zu späte oder fehlende Kommunikation erzeugt Unsicherheit. Unausgereifte Tatsachen zu früh zu kommunizieren, führt zu Unruhe. Dabei sorgt Kommunikation neben der reinen Informationsvermittlung durch Transparenz für Klarheit und damit auch für Sicherheit. Geht es also darum, nicht zu früh und nicht zu spät zu kommunizieren – ist alles eine Frage des Timings?

Die Herausforderung: Informationen sollten erst dann kommuniziert werden, wenn sie hieb- und stichfest sind. Wir bewegen uns heutzutage aber in einem immer komplexer werdenden Umfeld, in dem manche Informationen oder Entscheidungen nicht frühzeitig hieb- und stichfest vorliegen können. Manchmal müssen Entscheidungen kurzfristig geändert werden. In der Regel weiß man erst hinterher, ob eine Entscheidung die Richtige war.

Wie kann in einem solchen Umfeld überhaupt verlässlich und nachhaltig kommuniziert werden? Wie kann durch Transparenz für Ruhe und Sicherheit gesorgt werden? Wann ist der richtige Zeitpunkt, wenn Kommunikation möglichst früh erfolgen soll, aber erst sehr spät ausreichend Informationen vorliegen?

Sicher war ich mir schon immer, dass sehr frühe Informationsverbreitung sehr wichtig ist. Eine Antwort auf die Frage, wie das zu verbinden ist mit der Hieb- und Stichfestigkeit der Informationen, hatte ich nicht. Im Rahmen meines letzten Change Management Seminars mit Hans Jürgen Heinecke habe ich etwas ganz Entscheidendes dazu gelernt, mit dem ich mir die offene Frage beantworten kann.

Nicht wann, sondern was

Vermeintlich nicht zu vereinbarende Dinge müssen unter einen Hut gebracht werden:

  • Frühestmögliche Kommunikation sorgt für Transparenz und gibt Sicherheit.
  • Handlungen, die zur vorherigen Kommunikation passen, sorgen für Verlässlichkeit als Grundlage für Vertrauen.

Daraus resultiert:

  • Es kann nur kommuniziert werden, was verlässlich ist und das ist oft erst sehr kurzfristig bekannt.
  • Eine frühe Kommunikation wird schwierig.

Und jetzt?

Wenn nur kommuniziert werden kann, was verlässlich ist und konkrete Inhalte oft erst kurzfristig bekannt sind, dann kann und muss für ein hohes Maß an Sicherheit der Prozess kommuniziert werden, der zur Entscheidungsfindung führt. Es geht also frühzeitig weniger darum, konkrete Inhalte zu kommunizieren, sondern über die Prozesse zu informieren. Die transparenten Prozesse alleine geben schon ein sehr hohes Maß an Sicherheit.

Ein Beispiel

Wenn veränderte Rahmenbedingungen dazu führen, dass Änderung von Teams oder Organisationsstrukturen in Unternehmen notwendig werden, erzeugt das ein großes Maß an Unruhe, weil an große Veränderungen oft individuellen Konsequenzen geknüpft sind. Solche Veränderungsprozesse müssen gut überlegt sein und diese Überlegungen benötigen Zeit – vor allem wenn viele Personen in solche Entscheidungen einbezogen sind. Jeder wird verstehen und ist interessiert daran, dass hier Entscheidungen nicht über das Knie gebrochen werden. Auch wenn nicht jeder den Anspruch hat, bei den Entscheidungen zu partizipieren, möchte doch keiner im Dunkeln tappen.

Der Inhalt der Veränderungen kann in diesem Fall nicht frühzeitig kommuniziert werden. Ein Prozess, wie Entscheidung herbeigeführt und die Veränderung durchgeführt wird, kann und sollte aber frühzeitig überlegt und muss schnellstmöglich auch kommuniziert werden. Die Informationen darüber, welche nächsten Schritte gegangen werden, um zu Entscheidungen zu kommen und wann die Ergebnisse und tatsächlichen Inhalte kommuniziert werden, reichen in der Regel vollkommen aus, um für Transparenz und damit für möglichst viel Sicherheit zu sorgen.

Zusammengefasst

Die Frage aus dem Titel des Beitrags bezüglich des richtigen Zeitpunkts für Kommunikation lässt sich mit “schnellstmöglich” ebenso einfach wie wenig konkret beantworten. Konkretisieren lässt es sich mit der Erkenntnis, dass nur Wahrheiten kommuniziert werden sollten und dass eine sehr frühe Kommunikation trotzdem möglich wird, indem nicht der Inhalt, sondern der Prozess zum Kern der Kommunikation wird. Die Kommunikation von diesen Prozessen (und deren Einhaltung) sorgt für Sicherheit und Verlässlichkeit in unsicheren Zeiten hoher Emergenz und Komplexität.

(Das verwendete Bild ist von James Rhodes – Vielen Dank!)

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